随着毕业季的临近，为保证2016届毕业生顺利派遣，学校全面铺开了毕业生档案归档与转递工作。为强调对毕业生档案工作的重视，5月6日，学校首次以红头文件的形式下发了《关于做好2016届毕业生档案归档、转递工作的通知》，明确了工作任务、工作要求与时间安排。档案馆还进一步拟订了《湖北工业大学2016届毕业生档案工作方案》，对工作组织实施进行具体安排。

基于师生对档案重要性认识不深，学校创新宣教形式，4月底开始由档案馆牵头开展了“档案去哪了”主题宣传活动，线上与线下互动，将制作的《学生档案宣传视频》和《致毕业生的一封信》发到各学院同时，挂接到学校网站、官方微博、湖工大在线微信公众号、学工系统与毕业生工作QQ群等，直接面向师生推送档案知识，提高师生尤其是毕业生的档案意识，为毕业生档案安全、准确转递做好铺垫。

为推动毕业生档案工作的进一步落实，5月11日下午，学校召集相关部门负责人和各学院学工副书记及毕业生辅导员，专题研讨、协调毕业生档案移交归档和转递工作。档案馆通过典型案例梳理的形式，对以往工作中存在的主要问题进行了分析，对今年工作的重点事项、操作要求进行了讲解，与会人员还协商了部分工作的细化解决方案。

校党委副书记蔡光兴出席5月11日专题会，他强调，毕业生档案工作事关学生切身利益，全校都要以生为本，高度重视，各部门协同配合，按规范收集、移交毕业生档案，搞准、核实档案去向信息，工作要细致、耐心，确保档案归档、转递各环节都万无一失，确保每位毕业生的档案都百分之分准确转递。